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会社の偉い人へ課題を提言するという会議があり、その参考資料として
購入した。
さまざまな会社のホワイトカラーの業務改善事例が紹介されており、
大変参考になった。
最初に紹介されている事例では、会社の業務が何に時間を取られているかを現状把握するところから開始している。
その結果、メールに要している時間が最も多いことが判明し、
メールに対して手を入れることになった。
メールに要している時間って普段あまり意識することがなくて、
そんなに時間つかっているのかな？って思ったのだけれど、
ちょっとした時間の積み重ねが大きいようだ。
で、この本で紹介されている対策は、おどろくほどシンプルで
「社内メールの返信をそっけなくすること」
だったという
なんで、メールをそっけなくする対策を取ったのかというと
結構、部下からの報告メールに丁寧に返信する文化があったそうで、
小さな報告メールに対しても
「報告ありがとう」とお礼のメールを律儀に返すのが普通だったという。
さらに、仕事に関するアドバイスも付け加えて返信などしていたという。
たかがメールとはいえ、メール1回のアクションを完遂しようと思ったら
数分は要するだろう。
部下が10人もいれば、一人と1日1回メールをやりとりすると、それだけで
數十分、下手すれば1時間も時間をとられることになる。
そういうちょっとした時間が積み重なって、業務時間を圧迫していたという。
なので、報告メールへの返信をやめたり、
メール冒頭、末尾の挨拶文を削減することで無駄な時間の削減に
成功したらしい。
これは簡単なので、早速自分の仕事にも取り入れている。
たしかにメールに意識を費やす時間が減ったので、
純粋に仕事に集中できるようになった気がする。
小さな工夫だけれども、簡単でいいと思う。
会議にもスポットライトがあてられていた。
会議については、うちの会社も会議が多くて、会議室がとれない
問題が表面化している。
惰性でやっている会議も多いと思われるので、何とかして欲しいが
全社的な問題なので、どうすることもできない。
この本では会議を見直す手法が紹介されている。
それは会議について要、不要、他の会議で代替可能という色分けを
全社員にアンケートを取って、判断している。
会議って形骸化しだすと、主催者が曖昧になって、なんとなく
みんな集まっているから、やっている様な体になる。
そうなってくると、誰も「いらないんじゃないの？」って雰囲気に
なってくる。
なんで、皆の意見を聞いてみると、実は誰もが不要と思っていた
ということが判明して、会議の削減も進めていけるという。
うちにも部のメンバーの大半がなんとなく集まって、情報共有するだけの
会議があるのでなんとかしたいが、偉い人がたくさん出席するので、
おいそれと「いらないんじゃないっすか？」とは言いづらい。
しばらく様子見だが、部のメンバーの意見を聞いて見直しできたらな
なんて思っている。
書類作成等の作業を進めるにはまとまった時間が必要だが、
職場は常に割り込みが入るので、まとまった時間が取りづらい。
管理職ほど部下とのコミュニケーションが頻繁に発生するため、
まとまった時間はとれなくなる傾向になる。
うまいことやっている管理職はまとまった作業時間を確保するために
コミュニケーションをとる時間をコントロールしているという。
部下の相談や報告等のコミュニケーションを行う時間帯を決めており、
部下が来たタイミングで手を止めることはしない。
「また、午後の何時から空いているからそこで聞こう」と
コミュニケーションの時間を確保した上で話を聞いているそうだ。
部下の相談はすぐに対応すべきと考えていたが、でたとこですぐに
対応していては作業時間がとれなくなる。
そこをうまいことコントロールすることに意識を向けないといけないんだなと
感じた。
他にもマクロ化による自動化や稟議精度の改革事例が載っている。
ホワイトカラー業務改善の他社事例を知ることができて面白い本だったと思う。